19 de marzo de 2024 | Por Iván Gonzales

¿Escalar con Kanban?

Hace poco vi un diagrama que mostraba la mayor parte del cuerpo de conocimiento que suelen compartir la comunidad ágil y en la sección de «Escalamiento» no figura el Método Kanban. ¿Por qué?… Será porque Kanban es «Scale free» (libre de estructura para escalar).

¿Cómo Kanban me ayuda a Escalar?

Con Kanban desarrollas tu comprensión de qué es lo más importante en tu organización para entregar valor. Pregúntate ¿Qué elementos mínimos brindan valor al cliente?, la respuesta es «los flujos de valor de extremo a extremo, desde el discovery hasta el delivery» (asociada a la ley número 2 del flujo).

Kanban nos guía en esa dirección. Pero, los lìderes tienen dificultades para definir qué es un flujo de valor de extremo a extremo, ¿Es lo mismo que un Value Stream? En esencia es lo mismo, sin embargo, su comprensión varía mucho, sobre todo por una ausencia de la comprensión de la Ley número 1 del flujo: «Proteger a las personas/equipos de la sobrecarga. Implemente un sistema pull». Para conectar de manera efectiva los flujos de valor de extremo a extremo es necesario que comprendas la importancia de la primera ley.

Hacer lo contrario a la ley Nro 1:

En una organización tuve la siguiente conversación:

– Cuántas personas conforman esta célula

– Somos 12 personas, aunque varios de nosotros también estamos en otras células

– ¿Cómo? ¿En cuantas células puede estar una persona?

– Acá tenemos personas que están hasta en 5 células al mismo tiempo

– Pero, cuando una persona está en varias células, ¿cómo la protejes de la sobrerga?

– Estamos desbordados, no todos, pero buena parte

Escalar la fragilidad

Si permites que las personas estén desbordadas, entonces escalarás fragilidad. Una persona desbordada no tiene predictibilidad, la calidad será muy variable, los desperdicios aumentarán, la capacidad se reduce, la desmotivación es creciente, la deuda técnica aumenta, la rotación aumenta, entre muchos mas males.

Puntos de historia o Cantidad de Horas

«Para proteger a la persona de la sobrecarga no aceptamos más de los puntos de historia que puede hacer la persona». Es algo que muchos tratan de hacer, pero es muy frágil. Es tan frágil que los entrenadores Scrum indican que no deben definir el velocity en puntos de historia, que hasta el creador de los puntos de historia recomienda no usarlos para estimar capacidad.
«Para proteger a la persona de la sobrecarga no aceptamos más que la cantidad de horas que puede trabajar la persona». Eso solo aplica para trabajo operativo, no para trabajo de conocimiento.Por lo tanto, es muy frágil basarse en este criterio.

Use un sistema pull

Si estás en 5 células al mismo tiempo tienes «varios jefes» (cada célula te pedirá tareas). Si bien ese patrón de comportamiento es de baja madurez, lo bueno es que hay una solución. Para protegerte de la sobrecarga tienes que usar un sistema pull personal, con un límite de trabajo en progreso individual. Un sistema pull limita la cantidad de trabajo en progreso, imagina que lo limitas a un solo ticket, lo demás se quedrá en la columna «To Do» y solo entrará un segundo ticket cuando finalices el primero.

¿Cómo hago si tengo 40 cosas que debe hacer esa persona y todas son importantes?

Es muy sencillo, pero, se requiere energía. Solo con coraje (el coraje requiere mucha energía), podrás decir «no se puede». Vas a decirles que has iniciado un «piloto de sistemas pull», por ello, solo entrará un nuevo ticket si se ha finalizado uno previamente. ¿Pensaste que escalar es fácil?, si tienes la energía suficiente si, si quieres evitar la fatiga, puedes seguir los frameworks, pero, no servirán mucho si no están alineados con la primera ley del flujo.

Escalar es ir más allá del trabajo individual de una persona

Sí. Pero ¿te das cuenta que todo lo escrito se aplica a escala? Por ejemplo: ¿Cómo hago si tengo 40 iniciativas que deben entrar al portafolio y unos son normativos y otras oportunidades urgentes imposibles de decir que no? La respuesta sigue siendo la misma. Requieres de energía para iniciar un piloto. ¿Qué te hace pensar que prometiendo más se hará más? ¿Qué ganarás asumiendo el rol de víctima del mindset de los directivos?

Comienza con un piloto en un cuello de botella o en otro flujo de valor de extremo a extremo, una vez que vean que el piloto funciona, ya podrás extenderlo a lo demás.

Enfoque sistémico para comprender el comportamiento:

El siguiente diagrama es un Árbol de Realidad Actual que refleja una realidad específica. Podría parecerse a tu realidad. Este diagrama forma parte de las herramientas de pensamiento de Teoría de Restricciones. La primera vez que utilicé esta herramienta fue el 2004 (https://civangonzales.blogspot.com/2013/02/arbol-de-realidad-actual-para.html), el Árbol de Realidad Actual refleja la realidad sistémica de los problemas y sus causas. En otro post desmenuzaremos este Diagrama, por ahora lean el diagrama de causa efecto, y perciban cómo la sobrecarga de iniciativas nos lleva a un escenario donde es imposible un escalamiento exitoso.