20 de julio de 2024   |   Por Iván Gonzales

¿Cómo Kanban puede transformar la gestión de proyectos en Desarrollo de Software?

Carlos era un gestor de proyectos en una empresa de desarrollo de software. Como muchos en su posición, se enfrentaba a una multitud de desafíos diarios. Su equipo estaba constantemente desbordado con tareas, y las fechas límite parecían una montaña imposible de escalar. Cada día surgían nuevos problemas, los proyectos se retrasaban y la calidad del software sufría. Los clientes estaban descontentos y el equipo estaba desmotivado. Carlos sentía que estaba perdiendo el control y que el caos era la norma. 

Las principales dificultades que enfrentaba Carlos eran la falta de visibilidad sobre el progreso: las tareas se perdían en el mar de emails y hojas de cálculo, y era imposible saber en qué estaba trabajando cada miembro del equipo en un momento dado. Sumado a esto, el trabajo en progreso (WIP, por sus siglas en inglés) era inmanejable. El equipo intentaba abordar demasiadas tareas a la vez, mermando la calidad y perdiendo tiempo por constantes cambios de prioridad, que ralentizaban aún más el progreso. 

Descubriendo Kanban 

Un día, en medio de su desesperación, Carlos decidió buscar una solución. Fue entonces cuando descubrió Kanban. Desarrollado por David J. Anderson, este enfoque prometía una forma más estructurada y visual de gestionar el trabajo. Decidió iniciar un piloto de Kanban con su equipo, esperando que este nuevo método pudiera traer algo de orden al caos. 

Carlos y su equipo crearon un tablero Kanban que les permitió ver todas las tareas en curso, incluyendo las tareas “business as usual”. En el tablero crearon las columnas “Próximos”, “En entendimiento del requerimiento”, “Listo para análisis técnico”, “En análisis técnico”, “Listo para desarrollo”, “En desarrollo”, “Listo para pruebas”, “En pruebas”, “Listo para desplegar” y “Desplegado”. Cada tarea se representaba con una tarjeta, que se movía de una columna a otra a medida que avanzaba. Carlos incluso usó colores diferentes para identificar los tipos de riesgo. Este simple acto de visualización tuvo un impacto inmediato. Por primera vez, Carlos y su equipo podían ver claramente en qué estaban trabajando, cuáles eran las prioridades y dónde estaba el cuello de botella. Esta claridad les permitió tomar decisiones informadas y ajustar las prioridades según fuera necesario. 

Pero el cambio no se detuvo ahí. Juntos, establecieron límites sobre cuántas tareas podían estar en progreso en cada columna. Esto fue un desafío para el equipo, que estaba acostumbrado a intentar hacer todo a la vez. Sin embargo, rápidamente se dieron cuenta de que limitar el WIP tenía varios beneficios. Con menos tareas en progreso, el equipo podía concentrarse mejor, completar el trabajo más rápidamente y apoyarse mutuamente para hacer frente a los bloqueos. Los cambios de contexto disminuyeron, aumentó la productividad y la calidad del trabajo.

En medio de ese camino, Carlos se dio cuenta de algo crucial: los tickets bloqueados debían sumar al trabajo en progreso, no debían ser movidos a una columna de bloqueados. De esta manera, todo el equipo podía identificarlos y resolverlos juntos, mejorando la eficiencia general del proceso. 

Además, la reunión diaria se convirtió en un espacio esencial para coordinar cómo el equipo haría frente a las dependencias u otros impedimentos y riesgos que suceden en un entorno tan cambiante. Esta práctica diaria reforzó la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. 

Los resultados 

Después de apenas mes y medio, los resultados fueron evidentes. La visibilidad les permitió tener un control mucho mejor sobre el progreso de los proyectos. Los límites de WIP ayudaron a reducir el estrés y a mejorar la calidad del software. Los proyectos comenzaron a completarse a tiempo, y los clientes estaban más satisfechos. Además, el equipo estaba más motivado y comprometido. Carlos había transformado su gestión de proyectos y había recuperado el control. La implementación de Kanban no solo salvó sus proyectos, sino que también revitalizó a su equipo, demostrando que, con el método adecuado, incluso los desafíos más grandes pueden ser superados. 

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Iván Gonzales,
Entrenador Kanban