Métricas de flujo y Lead Time: cómo lograr predictibilidad real
Categoría: Métricas de FlujoKanban
Por qué medir el Lead Time es tu radar de predictibilidad
Uno de los grandes retos en la gestión de proyectos es la predictibilidad (o la falta de ella). Los clientes piden fechas, los equipos hacen estimaciones con la mejor intención y los managers intentan dar respuestas confiables… pero en la práctica, muchas veces esas fechas fallan.
En la gestión moderna del trabajo, la predictibilidad no surge de adivinar mejor, sino de comprender el “flujo”, como, por ejemplo, conocer cuáles son los “fundamentos que lo rigen”.
Cuando el trabajo fluye de manera estable, es posible prever con mayor confianza cuánto tiempo tardará en completarse una iniciativa. Y una de las métricas que refleja esta realidad es el Lead Time, parte esencial de lo que hoy conocemos como métricas balanceadas de flujo.
¿Qué es el Lead Time?
El Lead Time mide el tiempo que transcurre desde que un trabajo es solicitado/aceptado hasta que se entrega en manos del cliente. En palabras sencillas: es el tiempo que tu cliente espera para recibir valor.
El Lead Time de un MVP es fundamental para gestionar. Es muy importante recabar esa información y segmentarla por tipos. En una organización de Telecomunicaciones se realizaban dos tipos de MVP, un tipo que no tenía dependencia de Business Intelligence y otro tipo que sí tenía, ambos tipos de MVP tenían comportamiento diferente de Lead Time. Esa información es vital para:
- El Project Manager: es la referencia que permite anticipar cuánto tardará un proyecto en completarse.
- El Product Owner, es la base para gestionar expectativas con stakeholders.
- La PMO, se convierte en un indicador estratégico para proyectar las entregas.
Lo interesante es cuando analizas el Lead Time por cada actividad por la que atraviesa el MVP, revelando duraciones críticas en ciertas actividades, por ejemplo, “hemos identificado en que certificación se queda al 45% del tiempo”, o en algunas columnas que representan “espera” como por ejemplo “el tiempo de permanencia en la columna ‘listo para despliegue’ es 60%”. Con esa información los líderes pueden hacer algo al respecto.
¿Cómo empiezas a medirlo?
Medir Lead Time es más simple de lo que parece. Las herramientas electrónicas que se emplean para realizar tableros visuales suelen incluir estadísticas de Lead Time. El seguimiento inicia desde que el trabajo se solicita/acepta hasta el momento en que se entrega en manos del cliente. También puedes recurrir a software especializado en métricas de flujo como Getnave y ActionableAgile, que te permiten integrar el Lead Time dentro de un marco de métricas balanceadas de flujo y así obtener una visión mucho más completa.
Predictibilidad
Medir el Lead Time por sí mismo no hace que un sistema sea predecible. La predictibilidad aparece cuando, además de observar el Lead Time, se gestiona la cantidad de MVPs en curso (Work In Progress = WIP).
Cuando demasiadas MVPs compiten por la atención del equipo, el flujo se vuelve inestable y el Lead Time aumenta de manera impredecible. En cambio, al limitar la cantidad de MVPs, se avanza con mayor fluidez y el Lead Time presenta mejoras considerables.
Lead Time y probabilidad
Es muy importante que desde que se mide el Lead Time, éste viene acompañado de un compañerito inseparable: la probabilidad.
No podemos decir que el Lead Time del MVP es 67 días. Tenemos que aprender a decir “el Lead Time del MVP es de 67 días al 85% de confianza”, eso significa que podemos cumplir con entregar en 67 días con una probabilidad del 85%.
Es probable que no recuerdes cómo se establece esa probabilidad, no te preocupes, me pasó a mí también. Imagina que al recopilar la data de Lead Time de las últimos 100 entregas, 85 de ellas se han entregado en 67 días o menos de 67 días, quiere decir que la entrega 101 tiene una probabilidad alta de comportarse como tu historia reciente, por lo tanto, la entrega 101 tiene una probabilidad de 85/100 de entregarse en a lo mas en 67 días o menos 😉.
Conclusión
Un equipo que aprende a medir su Lead Time da un paso importante hacia la transparencia. Pero el verdadero salto ocurre cuando combina esa visibilidad con la disciplina de limitar la cantidad de MVPs en curso. Sólo limitando el Work in Progress (WIP) el Lead Time se convierte en un indicador confiable: el sistema ya deja de estar sobrecargado, las tareas fluyen de manera más uniforme y los tiempos de entrega dejan de ser una sorpresa.
En resumen, el Lead Time no es solo una métrica aislada: cuando forma parte de unas métricas balanceadas de flujo, se convierte en el verdadero radar de predictibilidad que necesitan los equipos modernos
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Carlos Iván Gonzales.
Flow IE.
